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proWeiterbildung PLUS: Umgang mit sensiblen Daten in HR und Bildung

Datensicherheit ist in den Bereichen HR und Bildung besonders wichtig. Alle Mitarbeiter*innen in Unternehmen tragen dazu bei, dass sensible Daten abgesichert sind. Eine Sensibilisierung zum Thema Informationssicherheit macht die Menschen, die mit sensiblen Daten arbeiten, zur ersten und wichtigsten Firewall. © www.pixabay.com

Hendrik Belitz beschäftigt sich seit 20 Jahren nicht nur als Informatiker mit technischen Fragestellungen, sondern als Berater und Coach auch zentral mit dem Themenkomplex und Spannungsfeld Mensch, Digitalität und Arbeit.Gemeinsam mit seinem Team unterstützt er Unternehmen dabei, Arbeit wertschöpfender und zugleich wertschätzender zu gestalten, Freiräume für Innovation und Weiterentwicklung zu entwickeln und damit Unternehmen mehr Resilienz gegenüber den wechselhaften äußeren Einflüssen des digitalen Zeitalters zu verleihen.

Die dritte Folge des Online-Formats im Rahmen des Projekts fokussierte sich auf grundsätzliche Aspekte, die den Umgang mit sensiblen Daten in HR und Bildung betreffen.

Der Schutz von Daten ist gerade im Personal- und Bildungsbereich besonders wichtig, da hier viele persönliche und sensible Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Doch im Tagesgeschäft findet sich zuweilen wenig Aufmerksamkeit dafür.

In das Universum von Datenschutz und Datensicherheit führte die Teilnehmer*innen am 29. März 2023 Hendrik Belitz von „Innovation through understanding“, der mit seinem Team interessierte Unternehmen unter anderem in den Schwerpunkten Informationssicherheit und Prozessdenken sowie Wissensmanagement und Weiterbildung berät und Lösungen für unterschiedliche Herausforderungen in diesen Bereichen findet.

Hendrik Belitz führte vor Augen, dass es in allen Unternehmen Menschen gibt, die in diversen Funktionsbereichen mit schützenswerten Daten arbeiten. Grundsätzlich zeigt ein Blick von oben auf eine Organisation, dass Qualitätsmanagement und Geschäftsprozesse eng verzahnt sind mit Informationssicherheit und Datenschutz. Wichtig ist dabei, dass Informationssicherheit für effektives Arbeiten, Rechtssicherheit und Betriebsfähigkeit unerlässlich ist.
In den Bereichen HR sind in erster Linie aus dem Bewerber*innenmanagement und den Personalakten oder aus absolvierten Praktika resultierende sensible Daten zu berücksichtigen. Für den Bereich Bildung betrifft dies die Teilnehmer*innenverwaltung, Coachingprotokolle und die Teilnahme- und Ausbildungsdokumentation. Vertragsunterlagen und Verschwiegenheitserklärungen und vertrauliche Protokolle gehören weiterhin dazu.
Generell spielen sensible Daten auch in der Kommunikation eine wichtige Rolle, wenn es um die Pflege und die Verwendung der Kontaktdaten von Ansprechpersonen geht.

Im Umgang mit sensiblen Daten gibt es zwei wesentliche Hebel, um Sicherheit zu optimieren: das Verhalten der Verantwortlichen und technische Hilfsmittel.
Mitarbeiter*innen sollten über den korrekten und sicheren Umgang mit sensiblen Daten informiert sein. Dabei kann die Beantwortung einiger einfacher Fragen schon viel bewirken: Gehe ich sorgfältig und sparsam mit personenbezogenen Daten um? Welche Daten benötige ich für meine Arbeit und auf welche kann ich verzichten? Arbeite ich sicher und aufmerksam?
Eine gute Strukturierung kann die Arbeit mit sensiblen Daten sicherer gestalten. Dazu gehört, Prozesse zu definieren und zu prüfen und Zugriffsrechte klar zu regeln. Je sparsamer mit Daten gearbeitet wird und je mehr Redundanzen vermieden werden können, desto weniger aufwändig ist auch die Speicherung. Verfallsdaten sollten berücksichtigt werden, auch dies reduziert die notwendigen Speicherkapazitäten.

Von technologischer Seite verbessert ein umfassendes Daten- und Dokumentenmanagement den sicheren Umgang mit sensiblen Daten. Sichere Passwörter, Verschlüsselungsdienste, virtuelle private Netzwerke (VPN), klare Zugriffsrechte sowie die Protokollierung von Vorgängen über sichere Server und Netzwerke sowie regelmäßige Backups stützen sichere, digitalisierte Arbeitsvorgänge mit sensiblen Daten.
Eine Kombination aus vielen Maßnahmen schafft mehr Sicherheit. Aufmerksam und bewusst mit sensiblen Daten zu arbeiten und das eigene Tun beizeiten kritisch zu hinterfragen – dies sind Grundvoraussetzungen für alle Verantwortlichen in den Bereichen HR und Bildung. Viele Hilfestellungen erwachsen zusätzlich aus digitalisierten Prozessen und technologischen Lösungen.

5 Fragen an… Hendrik Belitz
Menschen, die mit uns gemeinsam in unserem neuen Online-Format relevante Themen aus unserem Projekt-Universum betrachten. Denn persönlich ist immer besser.

Wann hatten Sie Ihre letzte berufliche Weiterbildung und zu welchem Thema?
Hendrik Belitz: Das ist tatsächlich erst einen knappen Monat her. Und es ging um die Erstellung von verkaufsstarken Angeboten – also um ein Thema, dass viele Unternehmen, ähnlich wie die Informationssicherheit, leider oft nur stiefmütterlich behandeln.

Woran arbeiten Sie in Ihrem beruflichen Umfeld?
Hendrik Belitz: Wir beschäftigen uns intensiv mit dem Thema Arbeit und wie man diese im digitalen Zeitalter so gestalten kann, dass sie allen Beteiligten wirklich etwas bringt – an der Verknüpfung von Wertschöpfung und Wertschätzung, sozusagen. Digitale Plattformen und Werkzeuge, die offene Kommunikation und damit natürlich auch Wissensaufbau, -austausch und kontinuierliches Lernen fördern, sind für uns dabei ganz zentrale Schlüsselkomponenten. Und wie Sie sich denken können, achten wir dabei auch sehr darauf, dass neben dem Menschen auch Datenschutz und Informationssicherheit nicht zu kurz kommen.

Unser Projekt fokussiert sich auf einen Weiterbildungsverbund für unsere Region. Was spielt dabei für Sie eine besonders wichtige Rolle?
Hendrik Belitz: Ich denke, dass Aus- und Weiterbildung Tätigkeiten sind, die uns in der heutigen, sehr komplexen und oft unstetig erscheinenden Welt unser Leben lang begleiten werden und dies auch müssen. Organisationen, die sich der Weiterbildung und Wissensvermittlung verschreiben, kommt damit eine immer wichtiger werdende Rolle zu. Ähnliches gilt für die enge kooperative Zusammenarbeit unterschiedlichster Organisationen – denn niemand kann oder weiß alles – und wir sehen ja tagtäglich, dass wir die großen Herausforderungen unserer Zeit nur gemeinsam und auf Augenhöhe lösen können. Das gilt auch für die Herausforderungen des Bildungssektors.

Wo sehen Sie in Zukunft die größte Herausforderung, wenn wir noch digitaler arbeiten?
Hendrik Belitz: Wir können bereits jetzt beobachten, dass an vielen Stellen die Kluft zwischen dem, was Menschen verstehen und tun, und dem, was im digitalen Teil der Welt passiert, immer breiter wird. Diese Kluft zu überwinden und nicht in einer durchdigitalisierten Welt zu landen, die niemand mehr begreifen, geschweige denn erfassen kann, wird damit auch zu einer immer größeren Herausforderung für uns alle. Dass wir immer noch als Menschen arbeiten, damit die Bedürfnisse von Menschen erfüllt werden können, und nicht um Kennzahlen nach oben schießen zu lassen, das verliert man gerne mal aus dem Blick. Gerade auch, wenn sich unsere Interaktion immer mehr ins Digitale verlagert. Das erfordert einen Satz Fähigkeiten, den die Evolution nicht so wirklich vorgesehen hat und der unsere Steinzeitgehirne ganz schön zum Qualmen bringt.

Gibt es Ihrer Meinung nach ein oder zwei ganz wichtige Kompetenzen, die wir unabhängig von digitalen Kenntnissen besitzen sollten?
Hendrik Belitz: Gut, darüber könnte ich stundenlang reden. Ich weiß ja, dass viele Menschen der Mathematik und den ihr nahen Disziplinen nicht sehr viel abgewinnen können. Aber die dort vermittelte Fähigkeit zur Abstraktion und zur Modellbildung ist eigentlich unabdingbar, wenn man sich der zunehmenden Unabwägbarkeit und Komplexität unserer Welt nicht bedingungslos ausliefern möchte. Im Zusammenspiel mit kritischem Denken und einer großen Portion Neugier ist man meiner Meinung nach dann gut aufgestellt, die Welt sowohl begreifen als auch bewundern zu können. Und diese Fähigkeiten bilden zudem auch das Fundament für digitale Grundkompetenzen, von Data Literacy bis Computational Thinking, ohne die heutzutage immer weniger Menschen noch effektiv Ihren beruflichen Tätigkeiten nachgehen können.

proWeiterbildung PLUS bedankt sich für die Beantwortung der Fragen!

Neugierig auf die nächste Folge?
Am 26. April 2023 erfahren wir mehr darüber, wie wir „Resilient und flexibel durch den digitalen Wandel“ kommen können.
Wir laden Sie herzlich dazu ein. Sie können sich im NIRO-Wissen dazu anmelden oder auch hier auf der Projektwebseite.