Workshop Mitarbeiter*innen-App

Das schwarze Brett war gestern.
Viele Prozesse und Arbeitsschritte im Arbeitsleben werden digitaler. Infolgedessen hat sich auch die klassische interne Unternehmenskommunikation verändert und nutzt zunehmend digitale Wege. Für private Zwecke sind Kommunikations-Apps nahezu unverzichtbar geworden. Doch wie sieht es im Business-Alltag von Unternehmen mit der Einführung und Nutzung einer App für Mitarbeiter*innen aus?

Am 6. Juni 2024 trafen sich Personal-, Marketing- und Digitalverantwortliche aus NIRO-Mitgliedsunternehmen, um sich näher mit dem Thema Mitarbeiter*innen-App zu beschäftigen.
Als zumeist mobil genutztes Instrument der internen Unternehmenskommunikation können Apps mit ihren digitalen Services, Funktionen und Kommunikationsmöglichkeiten im HR- und Marketingbereich viele Vorteile bieten.

Zur Einführung in das Thema gab es zwei Impulse von Mitgliedsunternehmen, die bereits eine Mitarbeiter*innen-App implementiert haben.
Christine Bartel aus dem HR Development und Mona Berretta aus dem Marketing der Zapp Systems GmbH stellten vor, wie bei Zapp die App Staffbase eingeführt wurde, welche Funktionen sie abdeckt und wie sie genutzt wird. Die Murtfeldt Group hat vor kurzem die App HiBob eingeführt und Dominik Briest aus dem Bereich Talent und Kulturentwicklung gab einen Einblick, wie in seinem Unternehmen die App zum Einsatz kommt und wie die Einführung umgesetzt wurde.
Nach jedem Impuls gab es eine ausführliche Frage- und Diskussionsrunde und es wurden mehrere Aspekte behandelt, die im Vorfeld wohlüberlegt sein sollten.
An erster Stelle steht sicherlich die klare Definition von Zielen und die Verteilung von Verantwortlichkeiten. Welche Informations- und Kommunikationsmöglichkeiten soll die App bereitstellen und welche Dienste und Services kann sie bei Personalprozessen unterstützen? Dient die App ausschließlich der Kommunikation oder sollen darüber auch Urlaubsanträge eingereicht oder Mitarbeiter*innengespräche dokumentiert werden? Ist nur ein Kanal mit Informationen an alle vorgesehen oder sollen man sich auch untereinander unterhalten können? Individuell müssen Unternehmen im ersten Schritt definieren, welche Ziele mit der App erreicht werden sollen und welche Treiber im Unternehmen die Umsetzung initiieren.
Hinzu kommt die eindeutige organisatorische Verankerung: Wer trägt die Inhalte für die App redaktionell zusammen? Wer hat die Prozesse im Bereich Personal im Blick? Inwieweit wird das Marketing eingebunden?
Ein wichtiger Aspekt stellte in diesem Zusammenhang dar, dass es unter Umständen eine Betriebsvereinbarung für die Nutzung der App geben muss. Erlaubt das Unternehmen die Nutzung des privaten Mobiltelefons? Wie steht es um Datenschutz- und Nutzungsrichtlinien, angelehnt an eine mögliche Social Media-Guideline – falls es bereits eine gibt? Hier sollte sich der Betriebsrat, falls vorhanden, aktiv einbringen.
Nicht zuletzt ist ein detaillierter Zeitplan für die Einführung der App notwendig. Neben der Terminierung der Entwicklungs- und Testphase und dem Online-Gang am Hauptstandort ist zu überlegen, wie und wann weitere internationale Standorte (mit entsprechenden Sprachversionen) eingebunden werden sollen.
Auch eine App wird nicht automatisch genutzt. Alle Beschäftigten müssen über die App-Einführung informiert und zusätzlich auch davon überzeugt werden, die App zu nutzen. Hier hatten die Impulsgeber*innen viele kreative und motivierende Good-Practice-Beispiele parat.
Ein Vorteil, der auf den zweiten Blick für die Einführung einer App spricht: Für den Fall, dass ein Unternehmen gehackt wird und die klassischen Kommunikationskanäle nicht genutzt werden können, kann eine App unabhängig und losgelöst von den Haupt-IT-Systemen zumindest eine grundsätzliche Kommunikation sichern.
Die Diskussion in der Gruppe brachte noch weitere Fragen und Ideen zur Sprache. Sicherlich wird das Thema Mitarbeiter*innen-App auch zukünftig aktuell bleiben.

Herzlichen Dank an dieser Stelle an die Impulsgeber*innen, die in der Gruppe ihre Erfahrungen geteilt haben und für einen informativen wie inspirierenden Workshopnachmittag mit einigen Aha-Momenten gesorgt haben.